Baigiant pasakojimų ciklą apie mano vykdytas visos dienos retrospektyvas, liko papasakoti apie sprendimų priėmimo (Decide what to do) ir retrospektyvų uždarymo dalis.
Diskusija komandose
Kadangi jau buvome identifikavę aukščiausio prioriteto problemas, taigi paskyriau kuriame kambario krašte renkasi norintieji apie tą problemą padiskutuoti ir dalyviai patys pasirinko norimą temą. Pasakiau, jog jie turi pusę valandos diskutuoti apie problemą, o po pusvalandžio turės pateikti sprendimus tokiu formatu:
Ką darysime kitaip – galimi sprendimai
Kaip pamatuosime – kiekvieną sprendimą ar jis pasiteisino ar ne
Koks tikslas – kiek reikia pasiekti, kad galėtume sakyti, jog problemą išsprendėme
Susibūrusios komandos įniko į karštas diskusijas ir rašė savo sprendimus.
Bendra diskusija
Po pusės valandos, komandos buvo tik įpusėję savo diskusijas. Aš pasakiau, kad tai ne problema ir paprašiau komanda po komandos pristatyti ką jie jau buvo diskutavę. Pristatymai be abejo sukėlė papildomų klausimų/diskusijų iš kitų komandų. Čia aš pateikiau ir savo įžvalgas iš savo praktikos į ką jie galėtų atkreipti dėmesį ar paeksperimentuoti kokią naują praktiką.
Kadangi diskutavome apie tai, kas susirinkusiems buvo tikrai aktualu, diskusijos buvo tikrai rimtos. Aiškiai matėsi, jog žmonės yra pasiruošę surasti problemas ir, svarbiausia, turi daug noro jas spręsti. Aš kaip moderatorius, turėjau nemažai vargo išlaikyti visas diskusijas ties tema, nes natūraliai buvo noras peršokti į kitą susijusią temą, dar nepabaigus išsidiskutuoti pirmosios.
Temų užbaigimas
Mano planas buvo, jog po bendrų diskusijų, visi grįš į savo grupes ir pabaigs pildyti sprendimus bei metrikas pagal pasiūlytą formatą. Tačiau bendra diskusija buvo tokia gyva ir tikrai naudinga visiems, jog ji truko daug ilgiau nei tikėjausi. Diena artėjo į pabaigą ir buvo aišku, jog pabaigti surašyti sprendimų ir metrikų jau nespėsime. Tačiau vėl, mano nustebimui, patys dalyviai pasisiūlė, jog jie šį darbą patys pabaigs kitą savaitę, ir net susitarė dėl konkretaus laiko. Taigi tai tik parodė, jog ši įmonė nori rasti kas juos stabdo ir yra pasiryžę į priekį judėti greičiau ir greičiau.
Retrospektyvos užbaigimas
Retrospektyvos užbaigimui paprašiau dalyvių padaryti dvi mažas užduotis.
Pirmoji, buvo tiesiog surašyti kas šioje retrospektyvoje jiems patiko, kas trukdė retrospektyvą padaryti efektyvesne ir kaip jie siūlytų tai keisti. Kaip matote iš nuotraukos, Daugelis tikrai turėjo parašyti kas jiems patiko, o trukdžių ir siūlymų, sulaukiau tik kelių. Nors ir keli, jie buvo labai vertingi man kaip retrospektyvos moderatoriui, kad žinoti ką galima daryti geriau kitą kartą.
Antros užduoties rezultatą matote straipsnio pradžioje esančioje nuotraukoje. Išeinančių dalyvių paprašiau padėti kryžiuką, kaip jų nuomone atsipirko (ar ne) ši diena. Nulis reiškė, jog jokios naudos žmogus negavo, dvejetas – jog praleistas laikas atitiko lūkesčius, na o ketvertas – jog praleista diena viršijo lūkesčius. Džiugu buvo matyti, jog visi kryžiukai išsidėliojo virš dvejeto, kas reiškė, jog visų lūkesčiai dienai daugiau ar mažiau, bet buvo viršyti.
Tai tikrai puikus įrodymas, jog gerai organizuota visos dienos retrospektyva yra tikrai vertinga įmonės investicija. Sugeneruotos idėjos problemoms spręsti, greitai atpirks tą dieną praleistą ne prie darbų. O kur dar visos komandos pabuvimas kartu ir emocinis pasitenkinimas, jog patys surado daugelį sprendimų ir dabar galės juos įgyvendinti.
Įžvalgos
Kaip jau minėjau, nesitikėjau, jog bendros diskusijos bus tokios aktyvios ir užtruks tiek laiko. Tad kitą kartą stengčiausi jas moderuoti kiek konstruktyviau, arba šiai daliai paskirti daugiau laiko, kad spėtume užbaigti sprendimų ir metrikų sąrašą.
Kaip visada, buvo džiugu gauti dalyvių feedback, tad net darant retrospektyvą reikia neužmiršti, jog retrospektyva irgi turi retrospektyvą – būdą tobulėti :)
Na o bendrai po šios dienos dar pagalvojau, jog kitą kartą, labiau paraginsiu įmones retrospektyvų susirinkimą daryti ne savo ofise. Kiek teko vesti mokymų ar seminarų, kai jie vyksta ne įmonėje, dalyviai daug labiau susikaupia ir fokusuojasi ties dienos tikslu. Jiems lengviau pamiršti kasdienius darbus. Na bet čia kitam kartui!
Tikiuosi šis straipsnių ciklas buvo įdomus ir naudingas. Įdomu būtų išgirsti kitų patirtis. Ar esate darę visos dienos retrospektyvas? Ar vadovavotės kažkokiu dienos planu? Kokius užsiėmimus panaudojote. Dalinkimės.
Nuorodos į visus šios temos straipsnius: