Paskutiniame straipsnyje aprašiau mano vykdytų visos dienos retrospektyvų kontekstą ir pirmąją dalį – įžangą. Tad pasakoju kaip toliau ėjosi diena. Antroji retrospektyvų dalis buvo apie praeitį ir duomenų surinkimą (gather data)
Praeitis – Gather Data
Kai jau įžanga padaryta, laikas pradėti kalbėti apie praeitį. Šios dalies tikslas – padėti dalyviams prisiminti kas vyko įmonėje ir komandose nuo paskutinės retrospektyvos. Primenu, jog mes kalbėjome apie pusę metų, taigi laikotarpis buvo tikrai nemažas.
Laiko linija
Aš buvau iš anksto paprašęs visų dalyvių susirasti ir atsinešti jų prisiminimus sukeliantį artefaktą. Tai galėjo būti bet kas – atspausdinto kodo gabalas, grafikas, naujo produkto paleidimo nuotrauka – tai kas tam žmogui kelia prisiminimą. Visiems pasakiau, kad viena siena yra mūsų laiko linija ir paprašiau pristatant ką jie atsinešė priklijuoti ant sienos. Klijuoti reikėjo maždaug toje vietoje kuriuo metu tas įvykis įvyko. Pristatymai buvo labai trumpi, bet tikrai sužadino geras emocijas ir prisiminimus.
Įvyko du dalykai. Pirma, , ne visi padarė namų darbus ir kažką atsinešė. To, be abejo, buvo galima tikėtis. Tačiau antros dalies aš nebuvau numatęs – atsinešti įvykiai padengė tik dalį laiko linijos. Dar blogiau, keli jų buvo pačioje laikotarpio pradžioje, o dauguma – paskutiniame mėnesyje. Taigi teko vietoje improvizuoti, kad užpildyti tarpą :)
Trumpai padiskutavome, jog geriausiai mes prisimename arba pačią pradžią, arba tai kas vyko neseniai. O mūsų tikslas yra prisiminti bent kelis įvykius iš kiekvieno mėnesio. Taigi ant sienos užkabinau mėnesių skaičius bei susiskirstėme į tris komandas. Kiekviena komanda gavo skirtingos spalvos limpančius lapelius ir ant jų turėjo užrašyti bent po vieną įvykį iš kiekvieno mėnesio. Taigi ilgai netrukus, turėjome bent po tris įvykius kiekviename mėnesyje sukabintus ant sienos. Komandos juos trumpai pristatė.
Sėkmingi įvykiai ir nevisai sėkmingi
Tada mums buvo svarbu sužinoti ar mes prisimename tik sėkmingus ar ir nelabai gerus įvykius. Toms pačioms komandos paskyriau po du mėnesius ir paprašiau lapukus sudėlioti taip, jog sėkmingiausi įvykiai liktų viršuje, o mažiau sėkmingi apačioje. Gan greitai pamatėme vaizdą kuris yra šio straipsnio iliustracijoje. Kuo toliau atgal į praeitį, tuo labiau prisiminėme tik sėkmingus įvykius (išskyrus kelias išimtis). Daugiau ne visai sėkmingų įvykių kabėjo tik per paskutinius du mėnesius.
Užpildyti Scrum kontrolinį sąrašą (checklist)
Paskutinė šios dalies užduotis komandoms buvo užpildyti iš anksto atspausdintą Scrum kontrolinį sąrašą. Jį pasiskolinau iš Crisp konsultantų. Visų paprašiau asmeniškai įvertinti kiek jų nuomone jie gerai daro kiekvieną Scrum veiklą. Jei nežino tokios arba visiškai nedaro rašėm 0. Jei daro puikiai rašėm 5. Kadangi buvo laikas ir kavai, skyrėme 15 minučių, per kurias turėjo užpildyti sąrašą ir kartu pasidaryti ir išgerti kavos.
Grįžus, aš skaičiau sąrašą iš eilės, o visi rodė pakeldami tiek pirštų, kokį skaičių buvo parašę. Ten kur nuomonės labai išsiskirdavo, trumpai paklausdavai mažiausią ir didžiausią skaičių parodžiusių žmonių, pakomentuoti, jų pasirinkimą. Kai kurių punktų įvertinimai buvo gan panašūs, tačiau kai kurių radikaliai skyrėsi. Pradėjome žymėtis punktus kurie labai skyrėsi arba kuriuose buvo labai maži vertinimai. Tai aiškiai rodė, jog šiose vietose procesas stringa ir yra ką tobulinti.
Įžvalgos
Šiose retrospektyvose duomenų surinkimo dalis leido prisiminti daug įvykių ir proceso detalių apie kurias diskutavome vėliau. Tai dar kartą įrodė, jog yra labai vertinga pirmiausiai pakalbėti apie faktus, kas įvyko. Ir tik tada eiti į problemų ir jų sprendimų paiešką. Tokiu būdu mes randame gilesnes problemas ir aiškiau matome kiek jos yra svarbios.
Mane nustebino tai, jog dauguma pagal namų darbus atsineštų prisiminimų buvo iš paskutinio mėnesio. Be abejo, išsprendžiau šią situaciją ekspromtu suburdamas komandas, kurios užpildė likusius mėnesius. Tačiau kitą kartą, šią veiklą būtinai susiplanuočiau. Kaip ir iš karto surašyčiau mėnesių skaičius ant sienos. Tai leido žmonėms lengviau jausti kurioje laiko vietoje klijuoti savo įvykį.
Prieš duodamas pildyti Scrum kontrolinį sąrašą truputį nuogąstavau, kad visi jį supildys labai vienodai. Tačiau nuogąstavimas nepasiteisino. Tai dar kartą įrodė, jog net tas pačias veiklas žmonės labai skirtingai interpretuoja. Labai svarbu skirtingas nuomones išgirsti tam, kad suprasti, kur įmonėje ar komandoje skiriasi požiūris į tuos pačius dalykus, ar jų vertinimas.
Tai tiek apie praeities arba duomenų surinkimo dalį. Kitame straipsnyje, tęsiu apie dabarties, arba kitaip sėkmių bei problemų išsikėlimo stadiją.
O kokias praktikas duomenų surinkimui retrospektyvose naudojate jūs?
Nuorodos į visus šios temos straipsnius: