Kaip teigiama „Scrum gide“, produkto šeimininkas (angl. product owner) yra atsakingas už Scrum komandos kuriamo produkto teikiamos vertės maksimizavimą. Kaip produkto šeimininkas to pasiekia, kiekvienoje įmonėje ir komandoje skiriasi.
Henrikas Knibergas vaizdo įraše „Agile Product Ownership in nutshell“ labai aiškiai ir paprastai papasakoja, kokias veiklas turėtų atlikti produkto šeimininkas. Jei jau esate ar planuojate juo tapti, tikrai verta pažiūrėti ir pasimokyti.
Vaidas Adomauskas, mokymų ir konsultacijų centro „Agile Coach“ įkūrėjas ir buvęs ilgametis asociacijos „Agile Lietuva“ prezidentas, konferencijoje pasidalijo savo patirtimi apie įgūdžius, reikalingus produkto šeimininkui. Video galite peržiūrėti čia:
Panagrinėkime juos atidžiau.
Pirmasis įgūdis – fasilitatorius (angl. facilitator)
Vykdant projektus komandai dažnai netikėtai skiriamos papildomos užduotys. Dirbant su daug užduočių vienu metu neretai blaškomasi, šokinėjama nuo vienos prie kitos, projektų vadovai nerimauja, kad jų paskirtų užduočių atlikimas vėluoja.
Aptarkime trijų užduočių, kurių kiekvieną atlikti užtrunka tris dienas, pavyzdį.
I variantas. Visos trys užduotys atliekamos vienu metu (angl. multitasking), t. y. vieną dieną atliekama pirmos užduoties pirmoji dalis, kitą dieną – antros užduoties pirmoji dalis, trečią dieną – trečios užduoties pirmoji dalis. Paskui grįžtama prie pirmos užduoties ir atliekama jos antroji dalis ir t. t. Taip dirbant pirmoji užduotis būna atlikta ir atiduota klientui po 7 dienų, antroji – po 8 dienų, trečioji – po 9 dienų. Vizualiai tai atrodo taip (žr. 1 pav.):
pav. 1 "Darbo trukmė dirbant su keliomis užduotimis tuo pačiu metu"
II variantas. Pirmiausia iki galo atliekama ir klientui atiduodama pirmoji užduotis, o tik tada pradedama dirbti su antrąja. Baigus pastarąją atliekama trečioji užduotis. Taip dirbdama pirmą atliktą užduotį komanda pateiks jau po 3 dienų, antrąją – po 6 dienų, trečiąją – po 9 dienų. Vizualiai tai atrodo taip (žr. 2 pav.):
pav. 2 "Darbo trukmė dirbant su viena užduotimi vienu metu (teoriškai)"
Vis dėlto praktikoje pastebėta, kad, nesiblaškydama tarp kelių užduočių, o susitelkdama į vieną, komanda kiekvieną užduotį atlieka greičiau. Kodėl? Todėl, kad, įvertinusi užduoties apimtį, komanda suplanavo laiką pereiti („persijungti“) nuo vienos užduoties prie kitos. Dirbant su trimis užduotimis vienu metu apie 30 % laiko sugaištama tarpuose tarp jų atlikimo būtent tokiems „persijungimams“. Taigi komanda, sutelkdama dėmesį į kiekvieną užduotį atskirai, pirmąją baigs ir klientui atiduos po 2 dienų, antrąją – po 4 dienų, o trečiąją – po 6 dienų. Vizualiai tai atrodo taip (žr. 3 pav.):
pav. 3 "Darbo trukmė dirbant su viena užduotimi vienu metu (praktiškai)"
Turbūt akivaizdu, kad efektyviausias yra II variantas. Ne tik klientas labiau džiaugsis gavęs rezultatą po dviejų, o ne septynių dienų, bet ir komanda galės atlikti daugiau vertę kuriančios veiklos, nes turės tris papildomas dienas, kurių neturėtų dirbdama pasirinkusi I variantą. Taigi kyla klausimas, kodėl įmonės ir komandos taip dažnai dirba su keliais projektais ar užduotimis vienu metu?
Atsakymas paprastas: aiškiai nesusitariama dėl prioritetų, todėl manoma, kad, su užduotimi pradėjus dirbti anksčiau, ji ir baigta bus anksčiau. Produkto šeimininkui tenka sunkus darbas nustatyti užduočių prioritetus ir suderinti juos su klientais ir (ar) suinteresuotomis šalimis. Jis neturėtų sprendimus dėl prioritetų priimti vienas. Efektyviausia, kai produkto šeimininkas padeda suinteresuotoms šalims susitarti dėl bendrų prioritetų ir tuomet atsispindi juos produkto darbų sąraše.
Taigi kas įmonėje turėtų būti produkto šeimininkas? Kas yra geriausias fasilitatorius? Kartais produkto šeimininkų vaidmuo patikimas verslo analitikams, o mažose įmonėse jį prisiima ir pats įmonės vadovas. Nors vadovas gali priimti sprendimus iš karto, dažnai kyla grėsmė, kad jis bus pernelyg užsiėmęs ir tinkamai nepasirūpins produkto darbų sąrašu. Arba pritrūks laiko sutelkti visas suinteresuotas šalis, diskutuoti apie kitus sprinto prioritetus, padėti rasti sprendimus. Tam tikrai reikia daugiau laiko nei priimti sprendimus patiems. Geriausia, kai produkto šeimininkas yra būtent šiam darbui paskirtas asmuo: jis turi laiko, prisiima atsakomybę, įsitikina, kad užduotys tikrai atliktos, pasirūpina, kad reikiamu laiku visi būtų reikiamoje vietoje ir viskas būtų tinkamai parengta. Bet kuriuo atveju svarbu, kad jis turėtų labai stiprius fasilitatoriaus įgūdžius.
Antrasis įgūdis – verslo idėjų tikrintojas (angl. business ideas validator)
Produkto šeimininkas turi padėti vadovams ir verslo padaliniams suprasti, ar jų turimos idėjos tikrai sukurs vertę, kurios tikimasi. Idealu, kai idėjas pavyksta patikrinti kuo greičiau ir su kuo mažesniu biudžetu. Taigi produkto šeimininkui naudingas požiūris „greitai klysti – greitai mokytis“ (angl. fail fast, learn fast). Daug vertingiau (ir pigiau) sužinoti, kad produktas neaktualus rinkai po mėnesio, o ne po dvejų metų kūrimo ir investavimo. Net jei produktas išlieka aktualus, labai dažnai pirmieji vartotojai suteikia daug vertingos informacijos, kuri padeda produktą padaryti dar geresnį ir duodantį daugiau vertės. Būtent dėl šios priežasties produkto šeimininkas tampa tikrų tikriausiu verslo idėjų tikrintoju. Kaip to pasiekti?
Pirmas patarimas yra pradėti „pjaustyti dramblį“. Dauguma idėjų tradiciškai yra gana didelio masto ir joms visiškai įgyvendinti reikia daug laiko ir investicijų (dramblio). Taigi verta pagalvoti, kaip tokią idėją suskaidyti į mažesnes dalis ir jas prioretizuoti pagal tikėtinos vertės ir reikalingo įdėti darbo santykį (kodėl verta prioretizuoti ir vienu metu dirbti su viena užduotimi, žiūrėkite pirmąjį įgūdį).
Dažnai pati mažiausia dalis, kurią galime „atriekti“ ir pristatyti klientui, vadinama minimaliu įgyvendinamu produktu, arba MVP (angl. minimum viable product). Minimalaus įgyvendinamo produkto tikslas – kuo anksčiau imti stebėti pirmųjų klientų elgseną, rinkti atsiliepimus ir priimti sprendimus dėl tolesnio produkto vystymo. Viso projekto skaidymas į dalis jas prioretizuojant, kas galėtų būti MVP, užima daug produkto šeimininko laiko ir pastangų. Vis dėlto praktika rodo, kad tų pastangų vertė yra daug mažesnė nei prarastas laikas ir biudžetas, kai išleidžiamas visas „dramblys“ ir sužinoma, kad visgi klientai norėjo „ne visai to“.
Taigi produkto šeimininkas, atlikdamas savo darbą, t. y. skaidydamas didelio masto idėjas į minimalius įgyvendinamus produktus, mokosi pats ir parodo verslo atstovams, kurios idėjos ir jų dalys kuria verslui didžiausią vertę. Taip jis tampa labai vertingu įmonės verslo idėjų tikrintoju.
Trečiasis įgūdis – „aukso kasėjas“ (angl. gold miner)
Statistiniais duomenimis, 64 % technologinių produktų funkcijų naudojamos retai arba niekada ir tik 20 % funkcijų naudojamos nuolat arba dažnai (žr. 4 pav.). Kitaip sakant, iš penkių turimų idėjų tik vieną klientai tikrai pamėgs. Kaip, turint daugybę įvairių suinteresuotų šalių pageidavimų, nuspręsti, kurią funkciją kurti? Imtis visų ir tik vėliau sužinoti, kurios iš tiesų buvo vertos investicijų, yra labai brangu.
pav. 4 "Technologijų funkcijų naudojimo dažnumas". Šaltinis: https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/are-64-of-features-really-rarely-or-never-used
Jums, kaip produkto šeimininkui, tenka sudėtingas darbas išsiaiškinti ir nuspręsti, kurios funkcijos naudojamos dažniausiai, ir sutelkti dėmesį į jas. Neverta koncentruotis į funkcijas, kurios nebus naudojamos ar bus naudojamos retai, net jei patiriate spaudimą, nes kam nors atrodo, kad būtent jų labai reikia. Stengdamasis išvengti atsakymo „ne, nekursime“, produkto šeimininkas gali jas įtraukti į produkto darbų sąrašą, bet teikti gana žemą prioritetą. Dažnai atsitiks taip, kad jos niekada ir nebus sukurtos, arba, atidėdami vėlesniam laikui, laimėsite pakankamai laiko ir išteklių vertingesnėms, t. y. dažnai arba nuolat naudojamoms, funkcijoms kurti.
Taigi trečiasis įgūdis, kurį turi geras produkto šeimininkas, yra „aukso kasėjo“. Kiekvienas aukso kasėjas, kol randa aukso, daug laiko praleidžia kasdamas uolienas. Sėkmingi aukso kasėjai nuo nesėkmingų skiriasi tuo, kad greičiau randa didesnes aukso gyslas. Sėkmingas produkto šeimininkas nuo mažiau sėkmingo skiriasi tuo pačiu: jis greičiau suranda, kaip jo produktas gali sukurti vertę klientams ir sukurti jos daugiau nei jo ne toks sėkmingas kolega.
Verslas visada turėjo ir turės daugiau idėjų, kurias nori vystyti, nei laiko ar laisvų rankų. Tai yra visiškai normali situacija ir prie jos reikia priprasti. Dėl riboto laiko ir išteklių vienu metu neįmanoma atlikti visų projektų darbų, todėl sutelkite dėmesį į tas funkcijas, kurios verslui sukuria didžiausią vertę ar yra dažniausiai naudojamos. Įgyvendinimą pradėkite nuo jų. Sukūrę šias funkcijas (produkto dalis), perkelsite dėmesį kur nors kitur. Tai yra labai sunki „aukso kasėjų“ – produktų šeimininkų darbo dalis, nes 9 kartus iš 10 galite kasti ne toje vietoje. Greičiausiai aukščiau esantys vadovai jus spaus daryti tai, ko nori jie, ir abejos jūsų veiksmais. Žinoma, lengva sutikti su visais reikalavimais, bet paklauskite savęs, ar taip pasieksite geriausią rezultatą. Atlaikyti šį spaudimą ir pasakyti „ne“ yra ypač sunku, bet verta, kai matai kitokį kelią.
Pagrindinis gero produkto šeimininko įgūdis – mokėti sakyti „ne“
Žvelgiant į visas produkto šeimininko pareigas ir įgūdžius, nesunku suprasti, koks tai sudėtingas vaidmuo. Kas padeda sėkmingiausiems produktų šeimininkams fasilituoti diskusijas, kad išgirstų tikruosius prioritetus, suskaidytų didelio masto idėjas į minimalius įgyvendinamus produktus, greitai patikrintų jų vertę ir taptų sėkmingais „aukso kasėjais“, t. y. greičiau sukurtų didesnę vertę klientams?
Atsakymas gan paprastas. Visais šiais atvejais padeda svarbiausias produkto šeimininko įgūdis – sugebėti pasakyti „ne“ arba bent jau „ne iš karto, pirmiausia prioretizuokime“. Pasakyti tai vadovams, klientams, suinteresuotiems asmenims tikrai nėra lengva. Tačiau pradėjus tai daryti, pagrindžiant sprendimus „nedaryti“ ar nustatyti prioritetą „vėliau“, remiantis duomenimis ir klientų grįžtamuoju ryšiu, tampama stipriais produktų šeimininkais, kuriuos vertina ir gerbia vadovai, klientai ir visi suinteresuoti asmenys.
Beje, pirmasis „ne“ visada sunkiausias. Įpratus tampa ne taip sunku. Taigi nors ir juokingas, bet tikrai veiksmingas patarimas: atsikėlę ryte, pasipraktikuokite kelis kartus garsiai pasakyti „ne“ prieš veidrodį. Pamatysite – kai darbe jūsų „ne“ bus jau vienuoliktas ar trisdešimtas garsiai ištartas tą dieną, pasidarys daug lengviau :)
Jei norite išmokti produkto šeimininko įgūdžių, juos sustiptinti, įgyti žinių apie gerąsias praktikas ir įgyti tarptautinį „Sertifikuoto Scrum produkto šeimininko“ (CSPO) sertifikatą, kviečiame dalyvauti mokymuose.